In E-Mails

In E-Mails

Wie kann ich auf unangenehm formulierte Mails reagieren?

Lehrende berichten immer wieder, dass sie E-Mails erhalten, die in der Sprache und Form zu Recht vollkommen unangemessen erscheinen. Studierende agieren in den sozialen Medien heute viel selbstverständlicher und die Hemmschwelle statushöhere Personen direkt zu kontaktieren ist stark gesunken. So werden E-Mails in einer fast freundschaftlichen, aber auch fordernden Sprache verfasst, verbunden mit der Erwartung, zeitnah eine passende Antwort zu erhalten.

Um die E-Mail-Kommunikation transparent zu machen, stellen Lehrende inzwischen zu Beginn ihrer Lehrveranstaltungen einige „Spielregeln“ im Rahmen der Lern- und Arbeitsvereinbarungen auf:

  • Anfragen, die sich im Netz selbst beantworten lassen, werden nicht beantwortet
  • Anfragen werden im Schnitt innerhalb von x Tagen beantwortet
  • Solche E-Mails: Beispiel einer unangemessenen E-Mail werden nicht beantwortet
  • Für die professionelle Kommunikation via E-Mail, die auch schon als Training für das spätere Berufsleben verstanden werden kann, sind folgende „Sitten“ angemessen: Korrekte Anrede (Sehr geehrter…), ein Hinweis wer sie sind und in welcher Lehrveranstaltung, eine klare Frage (die eben nicht im Netz selbst zu beantworten ist) und einen angemessenen Abschluss (Mit freundlichen Grüßen, Realname)

Indem diese Spielregeln vorgestellt wurden und auch im Skript zu finden sind, können bestimmte E-Mails bereits ignoriert werden, bzw. auf die Seite im Skript verwiesen werden.

Humorvoll-provokativ wäre auch der Link zu www.gidf.de . Auf der „Google-ist-Dein Freund-Seite“ wird humorvoll darauf hingewiesen, dass man sich selbst schlau machen soll. ABER: E-Mail-Kommunikation ist Schriftkommunikation und diese lädt sehr viel stärker zum Interpretieren und Eskalieren ein. Das heißt eine fordernde/klagende E-Mail kann sehr viel stärker wirken. Und wenn sie direkt „aus dem Bauch heraus“ beantwortet wird, besteht die große Gefahr selbst „Öl ins Feuer zu kippen“.

E-Mails können weitergeleitet werden, weshalb eine Strategie sein kann, solche klagenden E-Mails zunächst auszudrucken, ein paar Stunden liegen zu lassen und sie dann erst zu beantworten. Dabei kann es helfen zunächst für sich selbst aufzuschreiben, welche Informationen und Anliegen in der E-Mail stecken, um die E-Mail dann, eben wieder mit der Lerncoaching-Haltung lösungsorientiert zu beantworten. Dabei können die anklagenden Aspekte ignoriert werden oder auch in die Sprechstunde verwiesen werden, um dann im einem Gespräch die Schwierigkeiten klären zu können.

Auch hier können, wie in Lehrveranstaltungen und Beratungen auch, folgende vier Fragen helfen, um zu entscheiden, wie mit nörgeln, beschweren oder anklagen umgegangen wird:

  1. Um was geht es?
  2. Um was geht es eigentlich?
  3. Was braucht es?
  4. Was kann und will ich?

Quellen