An dieser Stelle finden Sie ein beispielhaftes Vorgehen für den Aufbau eines einfachen Wissensmanagements für Prüfungsaufgaben.
Schritt 1: Stellen Sie Ihr Vorhaben Kolleginnen und Kollegen vor und vereinbaren Sie gemeinsame Ziele und Standards
Wichtig ist ein gemeinsames Qualitätsverständnis, das sich in klar definierbaren Qualitätskriterien abbildet (welchen Standard muss eine Aufgabe erfüllen, um in den Aufgabenpool aufgenommen zu werden; welche Qualitätsziele verfolgen Sie gemeinsam). Definieren Sie dabei auch gemeinsam wichtige Prozesse, etwa: Welche Rücksprachen sind bei der Weiterverwendung von Aufgaben bzw. Aufgabenideen zu halten? Möchten Sie die Aufgabenbank z. B. nur zur Generierung von vertiefenden Gesprächsanlässen nutzen oder sollten die Beteiligten auch ohne vorherige Rücksprache Aufgaben weiterverwenden können?
Schritt 2: Bitten Sie Ihren IT-Support um die Bereitstellung eines Ordners auf einem entsprechend gesicherten Laufwerk mit Freigabe für alle am Projekt beteiligte Personen.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Excel-Vorlage für die Dokumentation von Prüfungsaufgaben.
Dabei können Sie einzelnen Datenblätter eine bestimmte Ordnungsfunktion zuweisen (zum Beispiel „Ein Datenblatt für eine bestimmte Anforderungsdimension/eine bestimmte Veranstaltung/ein bestimmtes Modul“). Überlegen Sie hierbei insbesondere auch, ob Sie die gesamte Struktur in einem gemeinsamen Dokument abbilden oder ob Sie einen Teil der Struktur als Ordnerstruktur auf dem Laufwerk anlegen möchten.
Gestalten Sie die Datentabelle selbst entlang der gemeinsam vereinbarten Kriterien für die Klassifikation der Aufgaben.
Sehen Sie dabei eine Spalte für einen Aufgabencode (zur besseren Identifizierung, z. B. bestehend aus Dozierendenkürzel + Veranstaltungsnummer + Aufgabennummer) vor. Ergänzen Sie Spalten für didaktische Kommentare (was hat sich der Ersteller/die Erstellerin der Aufgabe überlegt?), Ergebnisse logischer Aufgabenanalysen, den Verwendungskontext der Aufgabe (z. B. durchschnittliche Anzahl Prüfungsfälle, Veranstaltungsformat), Ergebnisse aus der empirischen Aufgabenanalyse (z. B. Schwierigkeit, Minimum und Maximum, Trennschärfe etc.) sowie angedachte Veränderung und eventuell beobachtete Problemstellungen (ist die Aufgabe z. B. in dieser Form verwendbar, inwieweit besteht Optimierungsbedarf?). Stützen Sie sich hierbei ganz auf die gemeinsam vereinbarten Qualitätskriterien. Ebenso ist es sinnvoll, eine weitere Spalte für externe Verlinkungen anzulegen, sodass zum Beispiel direkt aus dem Dokument auf die jeweiligen Aufgaben zugegriffen werden kann, die sie in einem anderen Ordner sammeln.
Schritt 5: Hinterlegen Sie die Vorlagen entsprechend der angedachten Ordnungsstruktur in einzelnen Ordnern auf dem Laufwerk.
Insofern Sie sich für eine personalisierte Ordnerstruktur entscheiden (z. B. für jede/n Beteiligte(n) einen eigenen Ordner und ein eigenes Dokument), erstellen Sie persönliche Ordner und weisen Sie jedem Beteiligten ein Dokument zu. Sollten Sie sich für ein zentrales Dokument entscheiden, benötigen Sie entsprechend natürlich auch nur ein Excel-Sheet (analog zu einer professionellen Datenbank).
Schritt 6: Geben Sie den Startschuss und dokumentieren Sie sukzessive bereits vorhandene oder neu erstellte Aufgaben.
Insbesondere dann, wenn Sie auf einen entsprechenden Erfahrungsschatz zurückgreifen können und bereits viele Prüfungen durchgeführt haben, kann Ihnen bereits die Dokumentation ihres bestehenden Materials neue Perspektiven eröffnen. Insofern ist dieser Schritt auch unabhängig von einem systematischen Wissensmanagement sinnvoll, um sich einen Überblick über den Ist-Stand Ihrer Prüfungen und Aufgaben zu schaffen.
Schritt 7: Pflegen Sie einen regelmäßigen Austausch und thematisieren Sie Erfolge, Herausforderungen und Problemstellungen.
Dahingehend ist es sinnvoll, sich bei der Pflege der Aufgabenbank auch auftauchende Herausforderungen und Probleme zu dokumentieren, die sich bei der Klassifikation stellen. Auf Grundlage dieser Dokumentation können Sie eine gemeinsame Qualitätssicherung ihres Projekts, zum Beispiel in Form eines regelmäßigen Austauschs, realisieren. Seien Sie auch flexibel genug, die Klassifikationsstruktur gegebenenfalls anzupassen und weiterzuentwickeln.